Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości
  Dzisiaj jest: niedziela, 23 kwietnia 2017 r.
Mapa strony | Forum | Serwis prasowy| Kontakt | Newsletter   
BIP     drukuj     En   
Szukaj w serwisie:     

Informacja dla przedsiębiorstw
na temat możliwości udziału w przetargach ramowych
(ang. Framework Contracts (FWC) - AMS/451)
finansowanych ze środków Unii Europejskiej


Informacje podstawowe

Komisja Europejska poinformowała Urząd Komitetu Integracji Europejskiej o możliwości udziału polskich firm w przetargach na realizację usług o charakterze pomocy technicznej na rzecz krajów trzecich prowadzonych w trybie procedury kontraktów ramowych (ang. Framework Contracts (FWC) – AMS/451), finansowanych ze środków pomocowych Unii Europejskiej.

Możliwość ta wynika z planowanego wprowadzenia nowych zasad dla kontraktów ramowych (FWC). Zmiana podyktowana jest głównie koniecznością rozszerzenia dostępności udziału w przetargach dla firm działających w nowych krajach członkowskich Unii Europejskiej.

Udział w przetargach ramowych będzie ograniczony jedynie do firm, które zostaną wpisane na listę tzw. kontraktorów ramowych. W czerwcumaju br. Komisja Europejska przewiduje ogłoszenie przetargu dla przedsiębiorstw, które wyrażą zainteresowanie wpisaniem na nową listę kontraktorów ramowych. Wstępne ogłoszenie o przetargu (ang. forecast) zostało opublikowane na stronie Komisji Europejskiej pod adresem internetowym www.europa.eu.int/comm/europeaid/tender/data/AOF49496.htm. Po wyłonieniu zwycięskich ofert, lista kontraktorów ramowych jest zamknięta i nie podlega modyfikacji.

Firma, która chce się ubiegać w przetargu o wpisanie na nową listę kontraktorów ramowych musi być zarejestrowana w jednym z krajów Unii Europejskiej, a eksperci świadczący usługi muszą posiadać obywatelstwo kraju członkowskiego. Należy również podkreślić, że eksperci zatrudnieni przez firmę nie muszą być jednocześnie jej pracownikami. W praktyce oznacza to, że w chwili obecnej polscy eksperci mogą brać udział w realizacji kontraktów ramowych, o ile zostaną zatrudnieni w tym celu przez firmę będącą już na liście kontraktorów ramowych.

Obszary pomocy technicznej kontraktów ramowych

Obecnie realizowane kontrakty ramowe mają na celu realizację krótkoterminowych umów (maksimum 12 miesięcznych) o charakterze pomocy technicznej w jedenastu obszarach określonych przez Komisję Europejską. Sektorami (tzw. LOTs) objętymi pomocą są:

LOT 1 - Rozwój obszarów wiejskich oraz bezpieczeństwo żywności
LOT 2 - Transport, infrastruktura sanitarna obszarów miejskich oraz rolniczych
LOT 3 - Telekomunikacja i technologie informacyjne
LOT 4 - Energia oraz bezpieczeństwo nuklearne
LOT 5 - Sektor wydobywczy
LOT 6 - Środowisko
LOT 7 - Prawa człowieka, demokracja, oraz wzmocnienie instytucjonalne
LOT 8 - Rozwój sektora społecznego
LOT 9 - Kultura i informacja
LOT 10 - Rozwój gospodarczy
LOT 11 - Dostosowania makroekonomiczne i strukturalne

W przypadku planowanych nowych kontraktów ramowych zakres sektorowy oraz liczba obszarów może odbiegać od obecnie stosowanego podziału.

Więcej informacji na temat obecnie realizowanych kontraktów ramowych znajdą Państwo na stronie internetowej www.europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en/htm

Formy oraz narzędzia realizacji Kontraktów Ramowych

Kontrakty realizowane są poprzez pomoc techniczną polegającą na wykorzystaniu umiejętności i wiedzy ekspertów wykonawcy w kraju odbiorcy programu pomocy Unii Europejskiej. Jedną z podstawowych zasad Kontraktów Ramowych jest konieczność świadczenia usług przez ekspertów na miejscu. Cele oraz zakres zadań objętych umową może obejmować udział ekspertów wykonawcy w poszczególnych etapach projektów, np. zaplanowanie projektu, studium wykonalności, ocena operacyjna i techniczna projektu, monitoring finansowy, ocenę i ewaluację projektu, audyt finansowy lub merytoryczny, działania informacyjne oraz zamknięcie projektu. Pomoc może przyjmować także formę analiz, ekspertyz, opracowań, badań etc.
W ramach kontraktów ramowych nie jest możliwe finansowanie zakupów inwestycyjnych.

Wartość kontraktów ramowych

Maksymalny budżet kontraktu ramowego nie może przekraczać 200 000 Euro.

Czas trwania kontraktów ramowych

Kontrakty zawierane są na okres maksimum 12 miesięcy pracy ekspertów w ciągu maksimum 24 miesięcy od zawarcia kontraktu.

Źródła finansowania kontraktów ramowych

Forma Kontraktów Ramowych wykorzystywana jest przy zamówieniach finansowanych ze wszystkich programów oraz instrumentów zewnętrznej pomocy Unii Europejskiej. Programami tymi w szczególności są: Phare, Ispa, Sapard, ASIE, ASIA, Obnova, Cards, Tacis, MEDA, EDF, ALA. Szczegółowe informacje na temat programów dostępne są między innymi na stronie internetowej
http://europa.eu.int/comm/external_relations/index.htm.
oraz
http://europa.eu.int/comm/europeaid/projects/index_en.htm

Dane statystyczne kontraktów ramowych

Jak wynika z danych statystycznych Komisji Europejskiej do 30 września 2002 roku zawarto 1 310 kontraktów ramowych na łączną kwotę 121 008 070 Euro. Najczęściej ta forma wyboru wykonawcy usług była wykorzystywana w odniesieniu do programów przedakcesyjnych (Phare, Ispa, Sapard), których udział w całkowitej liczbie oraz wartości kontraktów wyniósł ok. 50% (tj. 635 kontraktów na łączną kwotę 63 896 878 Euro). W odniesieniu do przedmiotu zamówienia, sektory w ramach których zamówienia realizowane były najczęściej to LOT 10 Rozwój gospodarczy (300 kontraktów) oraz LOT 2 Transport, infrastruktura sanitarna obszarów miejskich oraz rolniczych (250 kontraktów). W roku 2003 łączna wartość kontraktów ramowych wyniosła ok. 70 000 000 Euro.

Lista kontraktorów ramowych

Dla każdego z obszarów (LOTs) wymienionych powyżej istnieje lista firm, które są potencjalnymi wykonawcami usług pomocy technicznej.
Zgodnie z procedurą przetargową, instytucja zamawiająca wybiera trzech kontraktorów ramowych do których kierowane jest zaproszenie do składania ofert wraz z dokumentacją przetargową. Instytucja zamawiająca powinna ponadto przestrzegać zasady rotacji firm, tj. umożliwić jak najszerszy udział kontraktorów ramowych w sytuacji, gdy zamówienia kilkukrotnie dotyczą tego samego obszaru pomocy technicznej (LOTu).

Wstępny harmonogram naboru na listę nowych kontraktorów ramowych

1. Informacja o planowanym przetargu

W maju 2004 roku Komisja Europejska opublikowała wstępną informację o planowanym przetargu (ang forecast lub Pre-information notice)

2. Ogłoszenie o przetargu (nabór na listę kontraktorów ramowych)

W czerwcu 2004 roku Komisja Europejska opublikuje ogłoszenie o przetargu (ang. procurement notice). Informacja o publikacji ogłoszenia zostanie umieszczona na stronie internetowej www.ukie.gov.pl. W ogłoszeniu zostaną podane między innymi dokładne wymogi stawiane firmom, których spełnienie będzie warunkiem udziału w przetargu (np. dotyczące potencjału finansowego i kadrowego przedsiębiorstwa, doświadczenia w realizacji projektów wraz z ich wykazem, itp.).

3. Preselekcja firm, które zostaną zaproszone do składania ofert

W lipcu 2004 roku przewidywany jest termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu (ang. Application Form), na podstawie których dokonana zostanie preselekcja firm.

4. Ocena ofert

Na wrzesień/październik wstępnie zaplanowano termin składania ofert przez firmy wyłonione na etapie preselekcji.

5. Zawarcie kontraktów z Komisją Europejską (wpisanie na listę kontraktorów ramowych)

Ostateczne zatwierdzenie nowej listy kontraktorów ramowych w podziale na określone obszary pomocy technicznej przewidywane jest na koniec 2004 roku lub z początkiem 2005 roku.

6. Termin obowiązywania nowej listy kontraktorów ramowych

Nowa lista kontraktorów ramowych obowiązywać będzie instytucje zamawiające od dnia 1 kwietnia 2005 roku.
Należy podkreślić, iż wyżej przedstawiony wstępny harmonogram ma charakter orientacyjny i został przedstawiony przez Komisję Europejską nieoficjalnie, w trybie roboczych konsultacji. Ostateczne terminy mogą więc odbiegać od zaprezentowanych. Prosimy także o systematyczne odwiedzanie strony internetowej UKIE oraz Komisji Europejskiej w celu uzyskania dalszych informacji.

Firmy, które mogą ubiegać się o nabór na listę kontraktorów ramowych

Podstawowym wymogiem stawianym firmom jest spełnienie warunku europejskiego pochodzenia. Warunek ten dotyczy siedziby firmy, tj. przedsiębiorstwo musi być zarejestrowane w jednym z krajów członkowskich. Dodatkowo warunek odnosi się do narodowości ekspertów świadczących usługi. Eksperci zaproponowani przez wykonawcę do realizacji zamówienia muszą posiadać narodowość jednego z krajów członkowskich. Komisja Europejska nie przewiduje odstępstw od w/w reguły pochodzenia.
Ze względu na przedmiot zamówień, firmy wnioskujące o włączenie na listę kontraktorów ramowych powinny specjalizować się w świadczeniu usług doradczych i ekspertyz w ramach jednego lub kilku obszarów wymienionych w poszczególnych sektorach (LOTs).

Komisja Europejska nie określiła jeszcze dokładnych kryteriów oceny firm, które podlegać będą preselekcji. Kryteria takie ukażą się w ogłoszeniu o przetargu, o którym mowa w punkcie dotyczącym harmonogramu przetargu. Komisja Europejska nie przedstawiła także w jakiej formie przedsiębiorstwa zakwalifikowane na etapie preselekcji będą musiały złożyć ostateczne oferty.

Zasady funkcjonowania Kontraktów Ramowych (procedura zawierania umów)

1. Jasne i przejrzyste procedury (łatwość komunikacji)

Podstawową zaletą przetargów ramowych są jasne i standardowe procedury (określone wzory dokumentów przetargowych, kontraktu, kalkulacji budżetowej etc.).

Standardowa dokumentacja przetargowa składa się z: Zaproszenia do składania ofert (ang. Request for services) oraz zakresu wymagań (ang. Terms of Reference), i ograniczona jest do maksimum 5 stron dokumentu.

Zaproszenie do składania ofert przesyłane jest do oferentów faksem lub e-mailem. Także te formy komunikacji służą do składania ofert.

Zawartość oferty ograniczona jest do życiorysów ekspertów, którzy wykonywać będą usługę, deklaracji wyłączności i dostępności ekspertów oraz kalkulacji budżetowej. Kontraktor ramowy informowany jest do których dwóch pozostałych kontraktorów kierowane jest zaproszenie do składania ofert.

Wszelkie informacje na temat procedur przetargowych, sposobu opracowania dokumentacji przetargowej, zawartości oferty, sposobu oceny ofert i warunków płatności zawiera przewodnik opracowanym przez Komisję Europejską (ang. The user’s guide of the framework contract). Przewodnik dla obecnie stosowanych procedur znajduje się na stronie internetowej:
http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/gestion/index_en.htm

2. Szybkość wyboru wykonawcy

Kolejną zasadą i zaletą przetargów ramowych jest krótki czas trwania postępowania. Oferty składane są w ciągu 14 dni kalendarzowych od otrzymania zaproszenia do udziału w postępowaniu. Ze względu na prostą formę i ograniczoną zawartość ofert oraz złożenie maksimum 3 ofert, proces wyboru oferty najkorzystniejszej odbywa się w praktyce w ciągu jednego dnia. Kontrakt może zostać podpisany niezwłocznie po rozstrzygnięciu przetargu.

3. Budżet oferty

Budżet oferty opracowywany jest na standardowym formularzu zawierającym wykaz ekspertów wraz ze stawkami wynagrodzeń obliczonymi w oparciu o dni pracy ekspertów.

Dokładna liczba ekspertów jak też czas trwania usług określone są w dokumentacji przetargowej. Przeciętnie jest to ok. 3-5 ekspertów. Ponadto, zakres wymagań powinien definiować wymaganą dla danych usług kategorię eksperta. Kategoria eksperta ma istotny wpływ na wartość wynagrodzenia.

Istnieją trzy kategorie ekspertów:

  • Kategoria I – ekspert posiadający minimum 15 letnie doświadczenie zawodowe, wykształcenie wyższe, pełniący kierownicze stanowisko lub wykonujący odpowiedzialne i samodzielne zadania.
  • Kategoria II – ekspert posiadający minimum 10 letnie doświadczenie zawodowe, bardzo dobre doświadczenie w danym obszarze oraz wykształcenie wyższe.
  • Kategoria III – ekspert posiadający minimum 5 letnie doświadczenie zawodowe, dobre doświadczenie w danym obszarze oraz wykształcenie wyższe.
Kontraktor ramowy jest zobowiązany do określenia minimalnej i maksymalnej stawki dziennego wynagrodzenia dla ekspertów w ramach każdej z trzech kategorii. Widełki stawek nie ulegają zmianie i są publicznie jawne. Instytucja zamawiająca zobowiązana jest szacować wartość zamówienia w oparciu o podane przez wykonawców stawki.

Kontraktor ramowy jest zobowiązany do kalkulacji budżetu oferty jedynie z uwzględnieniem stawek dziennego wynagrodzenia dla ekspertów określonych w ustalonym przedziale ceny (wybór pomiędzy minimalną i maksymalną stawką).

4. Realizacja kontraktu

Z uwagi na uproszczoną formę kontraktu, dodatkowo zastosowanie mają tzw. warunki ogólne dla kontraktów ramowych (ang. general conditions), które określają zobowiązania kontraktora, między innymi w zakresie poufności, raportowania, kar umownych. Warunki definiują także warunki płatności, zerwania kontraktu, zmian do kontraktu itp.

Dodatkowe informacje

Wszelkie dodatkowe informacje na temat obecnie obowiązujących zasad kontraktów ramowych AMS/451 można znaleźć na stronie internetowej Komisji Europejskiej:
http://europa.eu.int/comm/europeaid/tender/cadre01/index_en.htm jak również poprzez bezpośredni kontakt z Urzędem Komitetu Integracji Europejskiej
tel. (022) 455 52 15 oraz (022) 455 52 17.